Informacja o procedurze zgłoszeń wewnętrznych w oparciu o ustawę o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.2024 poz. 928)

Centrala Centralnego Ośrodka Badania Odmian Roślin Uprawnych wdrożyła Regulamin zgłoszeń wewnętrznych naruszenia prawa, podejmowania działań następczych i ochrony osób zgłaszających naruszenia.

Celem procedury jest zapewnienie ochrony osób zgłaszających naruszenia, oraz stworzenie bezpiecznego i skutecznego mechanizmu zgłaszania nieprawidłowości.

1. Kto może zgłaszać?

Zgłoszenia mogą być składane przez każdego pracownika lub osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w Centrali Centralnego Ośrodka Badania Odmian Roślin Uprawnych, w szczególności wymienieni w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz. U. 2024 poz. 928) m.in:

• pracownik;
• pracownik tymczasowy;
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• przedsiębiorca;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
• stażysta;
• wolontariusz;
• praktykant;
• osoba w stosunku do której nastąpi nawiązanie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

2. Rodzaje zgłoszeń

Zgłoszeniom podlegają wszelkie działania i zaniechania, które mogą stanowić naruszenie prawa w obszarach wymienionych w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz. U. 2024 poz. 928) tzn.:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; sieci i systemów teleinformatycznych;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w powyżej.

3. Formy zgłoszeń

Każde zgłoszenie musi być podpisane przez osobę zgłaszającą. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.

Zgłoszenia mogą być dokonywane na piśmie w postaci papierowej lub elektronicznie.

• Zgłoszenie pisemne wraz z ewentualnymi załącznikami należy umieścić w dwóch nieprzejrzystych, zamkniętych kopertach. Koperta zewnętrzna powinna być zaadresowana na Centralny Ośrodek Badania Odmian Roślin Uprawnych w Słupi Wielkiej ul. Słupia Wielka 34, 63-022 Słupia Wielka, bez wskazywania nadawcy z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia prawa. Nie otwierać.”,
• Zgłoszenia elektroniczne dokonywane są na adres e-mailowy: sygnalista@coboru.gov.pl.
• W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zgłaszający podaje adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, zwane dalej adresem do kontaktu.

4. Co musi zawierać zgłoszenie?

Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym w szczególności datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia.

5. Poufność zgłoszeń

Wszystkie zgłoszenia będą rozpatrywane z zachowaniem pełnej poufności oraz z poszanowaniem ochrony tożsamości zgłaszającego. Nasza instytucja zapewnia, że osoby zgłaszające nie będą narażone na żadne negatywne konsekwencje wynikające z dokonania zgłoszenia.

6. Ochrona zgłaszającego

• Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz. U. 2024 poz. 928) przewiduje kompleksową ochronę przed wszelkimi formami represji, dyskryminacji czy działaniami odwetowymi, które mogą wynikać z dokonania zgłoszenia.
• Wszelkie próby represji wobec osób zgłaszających będą skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną lub prawną osób odpowiedzialnych za takie działania.
• Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
• Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia osób, których zgłoszenie dotyczy.

7. Procedura rozpatrywania zgłoszeń

• Zgłoszenie jest rejestrowane przez upoważnionego koordynatora do spraw zgłoszeń wewnętrznych naruszenia prawa, podejmowania działań następczych i ochrony osób zgłaszających naruszenia w Centrali Centralnego Ośrodka Badania Odmian Roślin Uprawnych w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, który prowadzony jest zgodnie z zapisami ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz. U. 2024 poz. 928).
• Po otrzymaniu zgłoszenia, koordynator dokonuje jego weryfikacji.
  Weryfikacja zgłoszenia obejmuje w szczególności ustalenie czy:
  • zgłoszenie złożyła osoba uprawniona,
  • zgłoszenie dotyczy obszarów wymienionych w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,
  • zgłoszenie stanowi informację o naruszeniu prawa,
  • podane w zgłoszeniu informacje są wystarczające do podjęcia działań następczych.
• W ciągu 7 dni zgłaszający otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
• Potwierdzenie zgłoszenia pisemnego następuje na adres do kontaktu.
• Potwierdzenie zgłoszenia elektronicznego następuje poprzez potwierdzenie zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia za pośrednictwem poczty elektronicznej.
• Koordynator przekazuje osobie dokonującej zgłoszenia informację zwrotną o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz o powodach tych działań następczych w terminie do 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia. Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.
• Informacja zwrotna przekazywana jest na adres do kontaktu, a w przypadku zgłoszeń składanych elektronicznie – za pośrednictwem poczty elektronicznej.
• Osoba zgłaszająca przekazując informacje na temat naruszeń uprawniona jest również do korzystania z zewnętrznego kanału zgłaszania naruszeń, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. W tym zakresie do przyjmowania zgłoszeń uprawniony jest Rzecznik Praw Obywatelskich i organy publiczne.

Procedura obsługi zgłoszeń zewnętrznych jest dostępna na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Rzecznika Praw Obywatelskich i organów publicznych.

8. Korzystanie z procedury w dobrej wierze

• Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze i może dotyczyć jedynie informacji, które w momencie dokonywania zgłoszenia są zgodne z prawdą lub co do których istnieje uzasadnione przekonanie, że są prawdziwe.
• Dokonanie zgłoszenia pomimo wiedzy o braku naruszenia prawa podlega odpowiedzialności karnej zgodnie z art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz. U. 2024 poz. 928).

FORMULARZ ZGŁOSZENIA NARUSZENIA PRAWA W CENTRALNYM OŚRODKU BADANIA ODMIAN ROŚLIN UPRAWNYCH

---

Informacja na temat ochrony danych osobowych w związku ze złożonym zgłoszeniem:

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

• Administratorem Państwa danych osobowych jest:
  Centralny Ośrodek Badania Odmian Roślin Uprawnych (COBORU) z siedzibą w Słupi Wielkiej, Słupia Wielka 34, kod pocztowy 63-022, e-mail: sekretariat@coboru.gov.pl, tel. (+48) 61 285 23 41.
• Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, do którego można kierować wszelkie wnioski związane z Państwa prywatnością. Sugerujemy kontakt pocztą elektroniczną na adres: iod@coboru.gov.pl.
• Administrator przetwarza dane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności w sposób zgodny z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej RODO).
• Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych:
  Dane osobowe będą przetwarzane w celu rozpoznania zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia wewnętrznego naruszenia prawa, podejmowania działań następczych i ochrony osób zgłaszających naruszenia w Centrali Centralnego Ośrodka Badania Odmian Roślin Uprawnych.
• Podstawy przetwarzania danych osobowych:
  Administrator przetwarza Państwa dane osobowe w związku z realizacją obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Podanie Państwa danych osobowych jest dobrowolne. W przypadku niepodania danych nie zostaną Państwo poinformowani o przyjęciu zgłoszenia ani jego rozpatrzeniu. Brak danych może utrudnić przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, jeśli np. zajdzie konieczność uzyskania dodatkowych informacji o opisanym zdarzeniu. Zgłoszenia anonimowe nie są przyjmowane.
• Okres przechowywania danych osobowych:
  Pozyskane dane osobowe będą przetwarzane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów dla realizacji których dane te są przetwarzane, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa – 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
• Odbiorcami Państwa danych mogą być jedynie podmioty, które są uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa.
• Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.
• Zgodnie z zapisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) mają Państwo prawo do:
  • dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
  • sprostowania swoich danych;
  • usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
  • przenoszenia danych;
  • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie dotyczących Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
• Państwa dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.
• Administrator wspiera się usługami Podmiotów przetwarzających w zakresie wsparcia serwisowego na sprzęt i oprogramowanie (wszystkie podmioty biorą udział w procesie przetwarzania danych osobowych na podstawie upoważnienia lub zawartych umów powierzenia przetwarzania danych z Administratorem i zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych).